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干貨—策劃新聞發布會時的注意事項

時間:2020-04-28?? 點擊:??來源:發布會活動公司
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    新聞發布會是企邀請媒體參加,希望借助媒體的力量對外傳播信息,打造企業品牌形象,從而達到一個營銷推廣的作用,那么在策劃召開新聞發布會時的注意事項有哪些呢?

1、確定新聞發布會時間
    要提前確定好新聞發布會的時間,新聞具有時效性和嚴謹性,一般會選擇在上午十點鐘左右舉辦,避開周末和節假日,這樣方便嘉賓和媒體到場,新聞發布會活動的時間控制在兩個小時左右,正式的發言時間大約一個小時,空出一定的時間留給媒體提問,這些都是一場新聞發布會活動必備的環節,確定時間后,邀請函要在活動開始前兩周寄出,這樣嘉賓和媒體可以提前合理安排時間。

2、確定新聞發布會發布會場地
    新聞發布會相對于其它的活動較為正式,地點的選擇要貼合新聞發布的性質,要著重考慮到交通因素和發布會規模的大小,包括舞臺風格、硬件設施、價格等因素,為了不影響新聞發布會的效果,盡量選擇會議中心、賓館等相對正式實用性高的場地。

3、擬定新聞發布會到場嘉賓
    新聞發布會當天會邀約重要及嘉賓,需要擬訂詳細邀請名單,在名單上要備注有發布會的議程、時間表、舉辦地點、聯系方是誰……這一些都是要準備好的。如果有一些嘉賓有事不能及時到現場,那則要及時調整。
    擬定參會人員名單,新聞發布會不像是大型活動,人越多越好,現場的人員設定要提前安排,包括主辦方相關領導、有合作關系的客戶嘉賓、相關媒體平臺、同行業伙伴,書面邀請函較為正式,也可以做成線上H5類型的,比較重要的嘉賓出席和缺席對發布會影響很大,所以要提前確定好到場嘉賓的人數,合理安排座次。

干貨—策劃新聞發布會時的注意事項

4、新聞發布會對記者的邀請
    媒體邀請的技巧很重要,既要吸引記者參加,又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上,既不能過多,也不能過少。一般邀請的時間一般以提前3到5天為宜,發布會前一天可做適當的提醒。提前做好一切預防的準備,保證發布會活動策劃的一切順利進行。
    一般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加,必要時如時間現場氣氛熱烈,應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
    聯系比較多的媒體記者可以采取電話邀約的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅,莊重時可以采取書面邀請函的方式。
    無論一個企業與某些報社的記者多么熟悉,在新聞發布會之前,重大的新聞內容都不可以透漏出去。
    在記者邀請的過程中必須注意,一定需要邀請新聞記者,而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時,媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系,并作出也可幫助發稿的承諾,此時也必須進行回絕。

5、新聞發布會活動布局和分工
    新聞發布會不需要過多的環節和形式,活動現場的布置應以簡潔為主,背景板上要包含新聞發布的內容、主題、日期,其中簽到板、背景板、邀請函等要設計風格一致,職位高的嘉賓坐席靠前,必要時帶上席卡,注明職務和姓名,新聞發言人要有一定的職位,代表公司的形象,可以迅速應對媒體提問環節,要有一定的現場調控能力,現場的工作人員應提前明確好分工,合理安排參會者簽到、入座,分發現場宣傳資料,維持現場秩序,保證活動發布會現場有條不紊的進行。

6、新聞發布會現場的席位擺放
    擺放方式:新聞發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是:職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后?,F在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。注意席位的預留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

7、新聞發布會的道具安排
    最主要的道具是麥克風和音響設備,一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連接設備、投影幕布等,相關設備在發布會前要反復調試,保證不出故障。新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌,請好禮儀小姐迎賓。如果是在主辦方內部安排發布會,也要酌情安排人員做記者引導工作。

8、新聞發布會禮儀安保培訓
    召開新聞發布會是一件非常嚴肅的事情,而且在發布會當天也會有一些重要的嘉賓、人物出現,所以在召開新聞發布會時根據現場的流程安排,還有人員情況要對安保人員以及禮儀人員進行培訓,對外讓所有參加發布會的來賓都能感覺整場發布會井然有序,對內也保證整場發布會整個流程能夠順利進行。

9、彩排新聞發布會現場
    在新聞發布會的前4~5個小時,發布會的流程、發布會的人員調度,每一個細節步驟應該要怎么做,如果發現有問題需要去及時調整,去改正,讓差錯降到最低。

10、新聞發布會的制作經費預算
    費用應根據所舉行新聞發布會策劃的規格和規模做出可行的經費預算。其費用項目一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費等。

    新聞發布會活動策劃事項會比較繁瑣,也會存在一些問題和誤區,如果你不了解這些問題的詳細情況和誤區而貿然去舉辦活動的話,會碰到很多問題。

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