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大型活動策劃現場中執行人員的管理

時間:2020-04-29?? 點擊:??來源:活動策劃公司
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    大型活動策劃現場中,各個崗位執行人員的全力配合是活動圓滿成功的保證,作為活動執行方,對各個崗位的執行人員實行有效的管理很有必要,職責分工不夠明確,沒有有效的科學管理,也沒有有效的調動各部門人員,這無疑會讓你感覺到執行活動的時候束手束腳,那么,在大型活動策劃現場中,我們如何對執行人員進行有效的管理呢?

大型活動策劃執行

    首先,在大型活動策劃執行的過程中最容易出現的三個問題:1、活動現場分工不明確導致管理混亂;2、活動前期準備不足造成的現場事物的漏缺;3、對現場突發事件的處理缺乏一定的準備和技巧。因此在執行活動之前我們首先必須做好以下4件事:

1、活動執行角色的劃分
    角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分,這也是實施操作活動現場工作的基礎。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性,又要注意角色所內含工作的系統性和聯系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確,易于操作。例如對一場具有表演內容的新聞發布會或時裝發布會,在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美;而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行,舞臺方必須充分配合演員的各方面需要,而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯系不用說是非常的密切,照理說安排一個人來全權負責是再好不過了,但是因為各方的事務都非常的多,如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足;而且兩方的人員又有明顯的系統屬性,所以還是把兩方的管理分開的比較好。當然,這時雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出,也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。

a、活動的組織方:主要包括活動的主辦方、承辦方、協辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上,還是事件的實際處理過程中,活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯系,對于他們的管理和協調亦非常重要。
b、場館方:主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方,在社區舉辦活動時的社區街道辦或者物業管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。
c、演員/主持/選手方:這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發言人等活動的表現主體人員。所謂表現主體人員,是說他們在整個活動的進程中具有一定的表演、展示、發言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員,因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾,但是觀眾這一塊必須單獨管理。
d、舞臺/燈光/音響制作方:主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。
e、嘉賓/觀眾方:主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。對于某些大型的活動,因為參與嘉賓人數眾多,且與之相關的活動頻繁時,也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。
f、媒體記者方:主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產生一定的社會效應,而且很多公關活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力,媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。 有時候,某些大型活動的每一項都可能會有很多事務,例如一場大型的演出在演員方面,可能在道具、演員食宿、后臺設備等方面都有很多事情要做,那么這個時候可以在角色劃分的基礎上,再對各項事務進行進一步的細分??傊?,在角色的劃分上應該充分考慮到具體活動的實際情況,根據實際情況來決定劃分的具體內容才能取到事半功倍的效果。

2、各個活動執行人員的工作職能
    各種角色的管理人員之職能主要表現在:
a、監督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經安裝和調試完畢,為領導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備,演員是否到齊,媒體記者是否已安排妥當等;
b、負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合,各角色管理人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求;
c、負責解決各角色群體提出的各種要求和出現的各種問題;
d、及時向項目負責人報告工作進展情況;
e、現場出現的其他相關事務。

3、活動執行人員管理在籌備期的運用
   在活動籌備期的工作安排,以及擬定工作計劃的時候,我們往往以事件為核心來安排工作,即“什么事,派什么人”。勿庸置疑,這種管理方式具有很強的目的性和針對性,所以在活動的籌備期間具有很強的實用性。但是,如果在活動籌備期適當的運用角色管理,那么在項目的執行過程中會更加“如虎添翼”,而對于活動現場的管理也會顯得更加得心應手、游刃有余。在籌備期的角色管理仍以活動現場角色劃分為基礎。即把活動現場的角色管理任務加以延伸至活動的籌備前期,以各類參與角色為線索,分別展開與之相關的籌備工作,并安排專人負責跟進整個籌備進程,并且承擔活動現場的同一方面的工作。例如在舞臺方面,可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯系、確認到最后簽訂合同都有一個人專門負責跟進(當然也可能是幾個人或一個小團隊),而且在最后的活動現場仍由其擔任舞臺、燈光、音響的相關事務。這樣的話,在對現場舞臺方面的監督和控制都會更加順利高效。由于一般活動從籌備開始到活動的現場實施都有一個很長的階段,人員變化比較頻繁,所以人員安排“從一而終”并不容易,但是盡管如此,我們在實際操作中還應該盡量讓人員“從一而終”,從而進一步保證活動的進程速度和效率。

4、大型活動策劃現場執行管理的其他注意事項
    項目負責人最好不要給自己任何分工,及早地把自己手上的事情交接出去,以便能夠檢查全場的情況、解決重要問題、答復客戶疑問。最好現場能有一名機動人員和一名活動督查,機動人員負責解決臨時出現的問題,活動督查負責了解活動效果,與項目總控保持溝通。在活動現場十萬火急、狀況不斷,那么請你事前一定要做好心理準備,這只是一個普通的場景,幾乎每場活動都會出現,請大家、特別是項目負責人要盡量保持冷靜冷靜再冷靜,避免交火。 

   由于大型活動策劃現場的參與人員數量大、事物繁雜,如何控制好現場的各項工作,保證活動的順利進行,對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰。為了提高活動實施階段的管理效率,不僅僅要做好以上4件事,并且應該實施程序化的管理。程序化管理是一種科學的管理意識,只有程序化實施,才能有標準化、科學化管理。

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